Hóa đơn vận tải xe tải – Những thay đổi & mức phạt – NĐ70/2025

Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định cụ thể về hóa đơn vận tải xe tải. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý điều gì và thực hiện ra sao? 

1. Hóa đơn vận tải xe tải là gì? Vì sao cần phải có

Hóa đơn vận tải xe tải là chứng từ kế toán thể hiện thông tin dịch vụ vận chuyển hàng hóa do đơn vị vận tải cung cấp. Đây là căn cứ pháp lý để kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra. Làm minh chứng hợp đồng vận tải và hợp pháp hóa chi phí vận chuyển cho khách hàng hoặc doanh nghiệp. 

2. Quy định về hóa đơn vận tải xe tải trong Nghị định 70/2025 sẽ như thế nào 

Từ ngày 1/6/2025 mọi hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe tải phải xuất hóa đơn điện tử. Tất cả các đơn vị kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe tải bắt buộc phải sử dụng khi cung ứng dịch vụ.

Hiện nay sử dụng hóa đơn giấy truyền thống không còn hợp lệ. Trừ các trường hợp được miễn theo quy định. Hóa đơn điện tử cần thể hiện đầy đủ các yếu tố: 

• Thông tin giao – nhận hàng. Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên vận chuyển và bên thuê vận chuyển
• Lộ trình vận chuyển, biển số xe tải
• Mức cước, phí bốc xếp (nếu có), tổng giá trị thanh toán
• Thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, quy cách,…
• Thời gian vận chuyển, giao hàng 

Hóa đơn vận tải xe tải phải được lập ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ vận tải hoặc trước khi giao hàng tùy theo phương thức giao nhận. Trách nhiệm của đơn vị vận tải cần làm là lưu trữ hóa đơn điện tử vận tải đúng thời hạn. Đảm bảo khả năng khi tra cứu, đối chiếu điện tử khi cơ quan thuế yêu cầu.

Khi chậm trễ trong khi lập hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính. Không nên để sảy ra sai sót, trùng lặp hay gian lận hóa đơn. 

3. Doanh nghiệp xe tải cần chuẩn bị những gì

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới, các doanh nghiệp vận tải cần chủ động rà soát và cải tiến quy trình vận hành. 

• Các đơn vị nên tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn với hệ thống quản lý vận tải. Giúp việc lập – gửi – lưu trữ hóa đơn được thực hiện hoàn toàn tự động, tránh sai sót. 
• Đào tạo nhân sự lập hóa đơn đúng chuẩn. Nhân viên phụ trách và kế toán cần được đào tạo kỹ về quy trình lập hóa đơn vận tải xe tải. Đảm bảo biết cách cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết. Hiểu đúng thời điểm phát hành hóa đơn. Xử lý được các tình huống khi có sai sót hoặc nhầm lẫn. 
• Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình giao nhận minh bạch. Có xác nhận điện tử hoặc chữ ký số của bên nhận hàng để đảm bảo tính hợp lệ khi xuất hóa đơn. Việc này không chỉ tuân thủ theo quy định mà còn tránh tranh chấp sau này.

4. Lợi ích gì khi tuân theo Nghị định 70 trong vận tải xe tải 

Việc chấp hành đúng các quy định của Nghị định 70 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Không chỉ về mặt pháp lý mà còn về hiệu quả kinh doanh

• Minh bạch hóa mọi giao dịch vận chuyển. Đối tác và khách hàng tin tưởng hơn vào doanh nghiệp. 
• Dễ dàng quản lý, tra cứu , kiểm soát chi phí, kiểm kê doanh thu và phục vụ kiểm tra thuế nhanh chóng.
• Thay vì in ấn, gửi hóa đơn giấy như trước đây. Hóa đơn điện tử vận tải rút ngắn thời gian xử lý. Giảm chi phí nhân sự và vận hành. 
• Tránh được các sai phạm, hạn chế rủi ro bị xử phạt hoặc truy thu thuế do hóa đơn sai sót. 

5. Hậu quả khi không thực hiện Nghị định 70

Không tuân thủ theo Nghị định 70 khiến doanh nghiệp vận tải đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng. 

• Các hành vi như không lập hóa đơn, lập sai thời điểm, ghi thiếu nội dung,… có thể bị xử phạt hành chính từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng tùy mức độ sai phạm. 
• Cơ quan thuế có quyền truy thu thuế nếu phát hiện doanh nghiệp kê khai thiếu doanh thu. Trường hợp nghiêm trọng có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh. 
• Gây mất lòng tin từ phía khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. 

Kết luận 

Nghị định 70 trong vận tải xe tải là xu thế tất yếu giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Nâng cao uy tín và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Tuân thủ và chấp hành không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là chìa khóa để phát triển bền vững trong ngành vận tải.